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IndustrieUmgesetzt

KI-Enablement für 20 Kader-Mitarbeitende

Zehn abteilungsspezifische Copilot-Spickzettel aus einer einzigen Datenquelle, dazu eine automatische Ablage, die Mail-Anhänge für die KI-Suche sichtbar macht.

Aus meiner Arbeit als Technical Project Manager bei einem Schweizer PET-Verpackungshersteller.

Microsoft 365 CopilotPower AutomateClaude CodeJSON-Pipeline (HTML/PDF/Excel)

Schema der Cheat-Sheet-Pipeline: eine JSON-Quelle, drei Generatoren, zehn abteilungsspezifische Spickzettel
Eine Quelle, drei Formate: so bleiben zehn Abteilungs-Sheets ohne Handarbeit synchron.

Ausgangslage

Microsoft 365 Copilot war lizenziert, wurde aber kaum genutzt. Jede Abteilung arbeitet anders, und generische Schulungsunterlagen helfen niemandem konkret weiter. Dazu kam ein praktisches Hindernis: Viel Wissen steckt in Mail-Anhängen, und die sieht Copilot bei der Suche nicht.

Vorgehen

Alle Inhalte leben in einer einzigen JSON-Quelle: Anwendungsfälle, Prompts und Beispiele pro Abteilung. Drei Generatoren bauen daraus dasselbe Material in drei Formaten, doppelseitige Cheat-Sheets als HTML und PDF für zehn Abteilungen plus eine durchsuchbare Prompt-Bibliothek in Excel. Ändert sich ein Inhalt, wird einmal die Quelle angepasst und alles neu generiert.

Parallel dazu legt ein Power-Automate-Flow eingehende Mail-Anhänge automatisch strukturiert in OneDrive ab. Damit wird der Postfach-Inhalt für die Copilot-Suche überhaupt erst sichtbar.

Resultat und Beleg

Ein komplettes Schulungspaket für 20 Kader-Mitarbeitende, 20 Seiten, qualitätsgeprüft, aus einer Quelle. Der Aufbau skaliert auf den ganzen Standort, weil eine neue Abteilung nur einen neuen Eintrag in der Datenquelle braucht, keinen neuen Foliensatz.